Новости Профориентир Обучение Работа Work&Travel Тренинговый центр
Дискуссии RSS-каналы English intro Партнерам Работодателям В избранное Стартовая
ДАЙДЖЕСТ

23:50 21.01.2018 Вакансия PR-менеджера

00:20 22.01.2018 Очно-заочный учебный курс о Европе

00:50 13.01.2018 Новый сезон в Минском клубе дебатов АБФ

13:05 12.01.2018 Грант правительства Румынии на обучение для иностранных студентов

13:57 20.12.2017 Оплачиваемая стажировка во Всемирном банке

10:43 20.12.2017 Стипендия правительства Венгрии

16:08 15.12.2017 Образовательная встреча "Application Essay Writing Practice"

14:38 15.12.2017 Личная результативность в переговорах и продажах

11:22 13.12.2017 Стажировка по работе с людьми пожилого возраста

11:01 13.12.2017 Дискуссия «Трудоустройство выпускников: вызовы модернизации»

Организация времени по системе Бенджамина Франклина

Краткая справка. Бенджамин Франклин (1706-1790) – известный американский учёный, изобретатель, писатель, философ и государственный деятель, эдакий американский Ломоносов. Пятнадцатый ребёнок в бедной семье, Бен Франклин стал одним из образованнейших и известнейших людей своего времени благодаря неуемной тяге к знаниям и работе над собой. Он самостоятельно освоил несколько профессий, изучил французский, испанский, итальянский языки, латынь. В течение 20 лет Франклин издавал «Пенсильванскую газету» и почти 30 лет – литературный журнал «Альманах бедного Ричарда». Он открыл первую в США публичную библиотеку, создал Американское Философское Общество и основал Пенсильванский Университет. Заинтересовавшись физикой, Франклин самостоятельно прошёл путь от полного профана до учёного с мировым именем, сделал важнейшие открытия в области электричества и создал теорию кораблестроения. По сей день широко используются такие изобретения Франклина, как громоотвод, электрический запал, бифокальные очки, летнее время и т.д. Кроме того, Франклин – один из наиболее видных политических деятелей Америки. Он был одним из авторов Декларации независимости США и под ней стоит его подпись. В годы борьбы Америки за независимость Франклин был посланником в Европе и заключил союзный договор с Францией, а затем и мирный договор с Англией. И это ещё далеко не полный список того, чем прославился этот удивительный человек.

Система Франклина «направлена вперёд» – она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те – на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения – как процесс строительства этой пирамиды.

Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды – если на этом этапе будет допущена ошибка (например, человек выберет «познание» и «служение людям», хотя на самом деле для него важны в первую очередь «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование.

Шаг 1. Определите свои жизненные ценности: чего вы хотите от жизни?

Для этого составьте список жизненных ценностей. Важно хорошо его обдумать. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.

Исходя из составленного списка, вы должны решить, чего хотите добиться. Некоторые ещё называют этот этап «выбором Достойной Цели». Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны «известность», «власть» и «высокий социальный статус», он может решить, что он хочет стать президентом США.

Шаг 2. Поставить перед собой глобальную цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

Шаг 3.  Поставив перед собой цель, следует составить генеральный план ее достижения.

Составьте генеральный план – что необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели?

Например, для того чтобы стать президентом США, надо сперва стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов США, надо иметь партийную и/или финансовую поддержку, надо быть известным публике блестящим оратором, надо иметь незапятнанную репутацию, надо быть солидным женатым человеком, надо получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п. Так и пишется план.

Шаг 4. Составление долгосрочного (на несколько лет) промежуточного плана с указанием конкретных целей и конкретных сроков.

Весьма важно указать, достижению какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока – если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину» (напишу книгу, пойду учиться в университет…), он может тянуть годами и в результате так и не достигнуть цели, но если он назначает себе конкретный срок, он значительно увеличивает шансы добиться своего. Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: «До конца 200х года закончить с отличием Гарвардский Университет по специальности "социология и политология" – это, во-первых, даст мне требуемое высшее образование, и, во-вторых, я смогу завести знакомства с важными для меня людьми». Итак, следует составить план на ближайшие 4–5 лет, задавшись вопросом: «Что я могу сделать в ближайшие годы для достижения целей, намеченных в генеральном плане?» В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

Шаг 5. Составление краткосрочного  (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) плана.

Глядя на долгосрочный план, спросите себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?» Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: «Окончить Гарвардский Университет», то в краткосрочный план войдут такие пункты, как «Подать документы в Гарвардский Университет», «Пройти курсы по подготовке к экзаменам» и т.п. Следует составить план на срок от 2–3 недель до 2–3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.

Шаг 6. Составление плана на один день.

Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана – малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача «Подать документы в Гарвардский Университет» разбивается на такие подзадачи, как «Выяснить, какие документы и кому надо подать», «Оформить необходимые документы», «Отослать документы» и «Убедиться, что документы получены», каждую из которых можно назначить на какой-то определённый день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи.

Следует помнить, что все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным – наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать их:

  • План на день скорее всего будет изменён Вами несколько раз в течение дня.
  • Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.
  • Долгосрочные планы должны пересматриваться раз в четыре-шесть месяцев.
  • Генеральный план следует пересматривать раз в год.

Раз в год рекомендуется критически взглянуть и на поставленную вами глобальную цель – привлекает ли она вас по-прежнему? Не хотите ли вы внести какие-то коррективы? Тогда же стоит попытаться переосмыслить записанные Вами жизненные ценности.

 

Планирование в рамках одного дня

Все поставленные на день задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.

Первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства  – кровь из носа, но решить! В ежедневнике они обозначаются буквой А.

Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два.  В ежедневнике они обозначаются буквой В.

Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца. В ежедневнике они обозначаются буквой С.

Свое время вы должны распределить в порядке приоритетов – сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены – перейти к второстепенным, и только если останется время, можете заняться делами малозначительными. Чтобы пояснить эту мысль на живом примере, приведём список задач на день:

  1. Закончить внесение изменений в программу и передать её заказчику.
  2. Закончить статью «Система управления временем Б. Франклина».
  3. Поздравить приятеля с Днём рождения.
  4. Получить в университете информацию об апрельских курсах.
  5. Забрать куртку из химчистки.
  6. Купить стиральный порошок и туалетную бумагу.
  7. Ответить на письма по поводу прошедшей игры «Что? Где? Когда?».

Первая задача является первоочередной, т.к. сегодня истекает срок работы над программой и заказчик должен получить её сегодня, максимум – завтра, но не позже 8 часов утра. Первоочередной является также третья задача – человека надо поздравить с Днём рождения именно в этот день.

Четвёртая и шестая задачи являются второстепенными – необходимо сделать и то, и другое в течение ближайших дней, было бы неплохо сделать это сегодня, но если невозможно будет уделить время этим делам, можно безболезненно отложить их на завтра.

Вторая, пятая и седьмая задачи являются малозначительными – можно сколь угодно долго откладывать их без особого ущерба для себя.

В результате список, если отсортировать его по степени приоритетности задачи, должен будет принять следующий вид:

  • Обязательно (А) закончить внесение изменений в программу и передать её заказчику.
  • В перерыве (А) – обязательно поздравить приятеля с Днём рождения.
  • Если успею (В) – получить информацию об апрельских курсах.
  • Если успею (В) – купить стиральный порошок и туалетную бумагу.
  • В свободное время (С) закончить статью.
  • В свободное время (С) забрать куртку из химчистки.
  • В свободное время (С) ответить на письма.

Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы разобраться со второстепенными, а если повезёт, то и на малозначительные задачи остаётся время.

Если же человек не умеет расставить приоритеты, если в течение дня хватается то за одно, то за другое – времени катастрофически не хватает и нередко самое главное дело как раз и остаётся несделанным.

Если задача не решена в течение дня, она переносится в план на следующий день. Если же какое-то дело кочует с одной страницы ежедневника на другую, так и оставаясь неоконченным – хорошенько подумайте, нужно ли вообще заниматься этим делом? Если нужно – уверены ли вы, что правильно определили его приоритет?

 

Ежедневник Франклина

Американцы используют специальные ежедневники, позволяющие облегчить использование системы Франклина. В нашей стране таких ежедневников не издают, но вы без труда можете расчертить подобным образом любой ежедневник. Первые (либо последние) страницы ежедневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж).

В начале ежедневника несколько, соответствующим образом размеченных, страниц, выделенных под список целей на год

(фактически, долгосрочный план – 4-й этаж).

В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план – 5-й этаж).

Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж).

В таблице ежедневного планирования предусмотрены два специальных столбца – для обозначения приоритета задачи и для обозначения статуса. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и обязательно проверять в конце дня. Зачем они нужны?

Поскольку задачи заносятся в список в произвольном порядке, столбец приоритетов служит для того, чтобы, закончив планирование, вы чётко видели, за какую задачу вам следует взяться в первую очередь. Чтобы не спутать приоритет задачи с её порядковым номером, рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой «A», второстепенные – буквой «B» и маловажные – буквой «C».

Столбец статусов служит для того, чтобы вы видели, что происходит с каждой задачей, выполнена ли она, или же отменена либо отложена.

Завершённые дела рекомендуют отмечать птичкой (V).

Отменённые – по той или иной причине – крестиком (х), желательно также вписать причину, по которой задача была отменена.

Для отложенных дел запись копируется в план другого дня (чаще всего – следующего), а в графе «Статус» за текущий день рисуется стрелка (®) и вписывается дата, в план дня которой внесено эта задача. Возможно также выделение разных статусов цветом.

Например, в конце рабочего дня моя табличка может выглядеть вот так:

Это означает, что первая, третья и четвёртая задачи были выполнены, пятая и шестая задачи были отменены, так как они были решены без нашего участия, и, наконец, вторая задача не была выполнена в течение дня, поэтому перенесена (и на страничке за 18/3/99 появились соответствующие записи).

*   *   *   *   *   *   *

Многие люди, применяющие систему Франклина, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы – как за счёт более эффективного управления временем, так и за счёт планирования самой работы.

В заключение следует обратить внимание на то, что использование системы Франклина ни в коей мере не входит в противоречие с применением какой бы то ни было системы хронометража. Наоборот, одновременное использование обеих систем может быть вдвойне эффективно, т.к. позволяет взглянуть и «вперёд», и «назад».

Подготовила Елена Луговцована основе материалов книги Левитас ( http://www.kursy.ru/fran_tim/index.htm)

Дата публикации: 03:23 09.08.2009
E-mail*
Доп.информация
Что отправить?Статью целикомАнонс
 
Комментарии к статье

Вход в систему

Пользователь  
Пароль
Связаться с нами 
Бюро «Карьера»             ©2009-2016, Все права защищены 
+375 29 6714119                                                                                                    
Создание сайта Разработка и размещение Веб-ресурсов